تقاضای روزافزون خدماتپزشکی و پیراپزشکی، تنوع تخصصها و بالارفتن تعداد بیماران مراجعهکننده بهپزشکان متخصص، همواره نیاز به یک فرد باهوش، آموزش دیده و با تجربه با ویژگیها و صلاحیتهای خاص جهت ادارهنمودن مطبها را افزایش میدهد. بنابراین در زمینه انتخاب منشی، بررسی توانمندیهای او از یکطرف و نقش و فعالیتهایی که آن شخص باید در آن جایگاه انجام دهد ازطرفدیگر باید مورد توجه قرارگیرد. در فرهنگ لغات انگلیسی درمقابل کلمه Secretary آمده؛ به منشی، دبیر، رازدار و محرماسرار ترجمه میشود.
درواقع منشی را نباید بهعنوان یک تلفنچی یا تعیینکننده وقت و نوبت برای مراجعان، مطب و پزشک درنظرگرفت بلکه او بهعنوان دروازهبان حوزه مطب، عهدهدار وظیفه حساس، پرزحمت و مؤثر است که مستلزم برخورداری از مسئولیت و تعهد بالایی درقبال مراجعان و پزشک میباشد و مدیریت مطب از نظر فیزیکی، نظافت و زیبایی ظاهر و هم از نظرجو عاطفی و خصوصیات روحی و روانی بیشتر از همه بهعهده آنان است.
تحقیقات روانشناسی و تعلیم و تربیت ثابتکرده است که اولین احساس، تأثیر و برخورد انسانها، درقضاوت و رفتار بعدی آنان بسیار موثّر و از اهمیّت خاص برخوردار است که این احساس و برداشت اولیه دررابطه باپزشک و بیمار توسط منشی انجام میگیرد. مسلماست که این لحظات اولیه برخورد مناسب و خوشایند بابیمار درجذب و ادامه ارتباط و بهوجودآوردن فضای مناسب برای درمان او و حتی سایر مراجعان و بیماران اهمیّت فوقالعاده دارد لذا با توجّه به اینکه منشیها در مطبها، بیمارستانها و مراکز بهداشتی، درمانی اصولاً اولینکسانی هستند که به نیازهای بیماران پاسخ میدهند و پل ارتباطی مؤثّر میان بیماران و پزشکان به شمار میروند، میتوان از آنان بهعنوان یکی از ارکان مهم و کلیدی در این مراکز و بهویژه در مطبها نامبرد.
اهمّ خصوصیّات و صلاحیتهای لازم منشی مطب:
۱ـ بهره هوشی(IQ) بالاتر ازحد متوسط و نیز هوش عاطفی و هیجانی(EQ) بالا
یعنی توانایی استفاده از چهار مهارت خودآگاهی، خود مدیریتی، آگاهی اجتماعی و هنر مدیریت رابطه تا در ایجاد یک فضای توأم با نظم، نظافت، آرامش، سعهصدر و قدرت ابتکارو تصمیمگیری موفقگردد.
۲ـ حسن خلق و مهربانی:
قالَالحَسَن(ع): «أحسَنُ الحَسَن خُلق الحَسَن. بهترین نیکیها خوشخلقی و اخلاق نیکوست.»
منشی باید با مهربانی و راهنمایی و کمک به بیمار و روابط عمومی خوب به او آرامش دهد. مانند دریا باشد که همه موجها، نا آرامیها و آلودگیها را تحمل کرده، موجودات زنده را در خود حفظ، دریا را پاک و عموماً آرام نگاهداری میکند.
بیماران دارای شرایط فیزیکی و روحی ویژهای هستند که بهعلت بیماری، ضعف و مشکلی که از آن رنج میبرند. حساس، زودرنج و کمحوصلهاند. منشی باید خود را جای بیمار بگذارد و از خود بپرسد اگر روزی بیمار شد دوست دارد چه رفتاری با او داشته باشند؟ پس با حسنخلق، سعهصدر و شکیبائی، تعامل ایجادکرده، به او آرامشدهد و ضمن برخورد صحیح با این افراد از مشکلات آنان بکاهد.
۳ـ فضائل اخلاقی و درستکاری:
هنگامی که پزشک برای مطب خود منشی انتخاب و استخدام میکند در واقع بهصداقت، نظم و درستکاری او اعتماد کرده است لذا منشی نیز پاسخ این اعتماد را باید با اعتماد بدهد و بهاصطلاح حلالخور و باصداقت باشد. ضمن ستایش از زحمات و خدمات صادقانه و بیشائبه منشیهای فراوانیکه باعشق، ایثار، محبّت، تحمّل سختیها، باخلوص و نیّتپاک به خدمت و اداره مطب اشتغال دارند باید گفت منشی خوب و با ایمان همان مبلغی را که پزشک معلوم کرده، بدونکم و زیاد بهعنوان ویزیت از بیمار دریافتکرده و علاوهبر ثبت تعداد و مبلغ درصندوق امنی نگهداری میکند و در مطبهای شلوغ نیز برای دادن نوبت رعایت صداقت و امانتداری و درستکاری را مینماید و خود را در پیشگاهالهی و وجدان خود مسئول میداند.
۴ـ دوستداشتن منشیگری و تعامل بابیماران:
یکی از شرطهای اساسی منشیگری این استکه این حرفه را دوست بدارد و از این که به انسانهای دیگری کمک میکند و از آلام و ناراحتیهای آنها میکاهد لذّتببرد.
انجام وظایفی مانند ارتباط صحیح با بیماران و همراهان با سعهصدر، رعایتنظم و آراستگی مطب، نظافت و بهداشت محیط مطب، ثبت و ضبط پروندهها و مدارک پزشکی، مهارت در استفاده از نرمافزارهای کامپیوتری، مدیریت بیماران متنوّع، اصول شایسته پذیرش و نوبتدهی، ثبت وضبط و رسیدگی بهپیامها و پاسخ مؤدبانه به تلفنها، توجّه و اهمیّتدادن بهمعرفینامههای پزشکان دیگر و مانند اینها. دوستداشتن کار و عشق و علاقهای را میطلبد که مشکلات و موانع نتوانند آن را متزلزلکرده یا تقلیلدهند.
منشی که حالتی بیتفاوت، افسرده، مضطرب و نامتعادل دارد یا غالباً عبوس، عصبی و خشمآلود است و گاهی اینچنین است و گاهی آنچنان هرگز قادر نخواهدبود که نشاط، صفا، امنیتخاطر، اعتماد و راهنمایی بیماران را که طبعاً حال و حوصله چندانی ندارند تأمیننماید.
۵ـ دورهها و گارگاههای آموزشی:
باتوجه بهاینکه منشیها دروازهبان حوزه مطب و عاملی مهم درارائه و بهبود خدمات بهداشتی، درمانی و رفتاری محسوب میشوند برای توانمندسازی آنان گذراندن دورهها و کارگاههای آموزشی در زمینههای پزشکی و بهداشت، روانشناسی تربیتی، مشاوره، اخلاق و مدیریت، مهارتهای ارتباطی، مدارکپزشکی و روشهای شناخت و تغییر رفتار در دورههای متناوب ضرورت دارد.
درپایان این نکته را نیز باید اذعاننمود که رفتار منشی عموماً از رفتار پزشک متأثر و نشأت میگیرد و رابطه احترامآمیز پزشک بامنشی و نظارت او براتاق انتظار نیز نقشمؤثری خواهدداشت.
